Privatlivspolitik for Frederikssund Svømmeklub

25. maj 2018

Frederikssund Svømmeklubs dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Frederikssund Svømmeklub er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Laust Michaelsen

Adresse: c/o Dyrlægegårds Allé 50, 3600 Frederikssund

CVR: 88323610

Mail: info@frederikssundswim.dk

Hjemmeside: www.frederikssundswim.dk

Behandling af personoplysninger - Generelt

Vi behandler følgende personoplysninger:

1) Medlemsoplysninger:

- Almindelige personoplysninger:

o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse

- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

o Helbredsoplysninger

2) Oplysninger om ledere og trænere:

- Almindelige personoplysninger:

o Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse

o Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer

- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

o CPR-nummer

o Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

· Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn

· Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

· Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)

· At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig

· Behandling efter lovkrav

· Behandling med samtykke

Formålene:

1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:

· Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning

· Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning

· Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven

· Levering af varer og ydelser du har bestilt

· Administration af din relation til os

2) Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

· Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen

· Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser

· Opfyldelse af lovkrav

· Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende

· Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

· Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.

· Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling

· Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.

· Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter, træningslejre samt andre aktiviteter

· Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen

· Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Dansk Svømmeunion, herunder Octo Open, Octo Statistik og Svøm Stopur, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet

· Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer

· Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen

· Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene

· Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Derudover kan vi udlevere dine personoplysninger i det omfang vi er forpligtet til at gøre det ved lov.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

· Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

· Undtaget herfra er helbredsoplysninger, som alene anvendes i forbindelse med træningslejre. Helbredsoplysningerne slettes straks efter hjemkomst fra træningslejr

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

· Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

Lønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

· Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om

· Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Behandling af personoplysninger – særligt for hjemmesiden

Vores hjemmeside bruger cookies for at forbedre din oplevelse og til at identificere dine præferencer på vores hjemmeside. Ved at bruge vores hjemmeside accepterer du vores brug af cookies i overensstemmelse med vilkårene i denne privatlivspolitik.

Hvilke oplysninger indsamler vi?

Vi kan indsamle, opbevare og bruge følgende typer personoplysninger:

· Oplysninger om din computer og om dine besøg på og brug af denne hjemmeside (herunder, men ikke begrænset til din IP-adresse, geografisk placering, browser type og version, operativsystem, henvisning kilde, længde af besøg, sidevisninger, website navigation

· Oplysninger om eventuelle transaktioner mellem dig og os på eller i relation til denne hjemmeside, herunder oplysninger om dine eventuelle køb af varer eller tjenester (herunder men ikke begrænset til navn, faktureringsadresse, kreditkortoplysninger)

· Oplysninger, du giver til os med henblik på tilmelding hos os (herunder men ikke begrænset til navn, e-mail, telefonnummer, adresse og postnummer).

· Oplysninger, du giver til os med henblik på at abonnere på vores website-tjenester, e-mail meddelelser og / eller nyhedsbreve (herunder men ikke begrænset til navn, email)

· Andre oplysninger, som du vælger at sende til os; Og før du oplyser os personlige oplysninger om en anden person, skal du have denne persons samtykke til både videregivelsen og behandlingen af personlige oplysninger i overensstemmelse med vilkårene i denne privatlivspolitik

Cookies

Ligesom mange hjemmesider, bruger vi "cookies" til at indsamle oplysninger. En cookie er en lille datafil, som vi overfører til din computers harddisk for registreringsformål.

Vi kan bruge både "session" cookies og "vedvarende" cookies på hjemmesiden. Session cookies vil blive slettet fra din computer, når du lukker din browser. Vedvarende cookies forbliver gemt på din computer, indtil slettet, eller indtil de når en bestemt udløbsdato. Vi bruger session cookies for se, hvilke sider du besøger på hjemmesiden og til at forebygge svig og øget hjemmesidesikkerhed. Vi bruger vedvarende cookies for at kunne genkende dig, når du besøger hjemmesiden og til at holde styr på dine præferencer i forhold til din brug af vores hjemmeside.

Google Analytics

Vi kan bruge Google Analytics og evt. anden analysesoftware til at analysere brugen af dette website. Google Analytics genererer statistik og andre oplysninger om brug af hjemmesiden ved hjælp af cookies, som er gemt på brugernes computere. De oplysninger, der genereres i forbindelse med vores hjemmeside, bruges til at oprette rapporter om brugen af hjemmesiden. Google vil gemme disse oplysninger. Googles privatlivspolitik findes på: http://www.google.com/privacypolicy.html.

Du kan instruere din browser, ved at ændre i indstillingerne til ikke at acceptere brug af cookies, eller til at spørge dig før du accepterer en cookie fra de websteder, du besøger. Hvis du ikke accepterer cookies, kan det have negativ indflydelse på anvendeligheden af mange hjemmesider, herunder denne.

Facebook Plug-in

Til login bruger vi et "plugin" fra Facebook (Facebook Inc., 1601 S. California Ave., Palo Alto, CA 94304 USA). Personlige data overføres til Facebook via plugin'et og bruges. Vi forhindrer ubevidst og uønsket indfangning og transmission af data via en 2-kliks løsning. Det betyder, at plugin ikke aktiveres, før du klikker på det. Dette åbner op for indsamling og overførsel af data til Facebook. Vi indsamler ikke personlige data via plugin'et.

Bemærk: Typen og omfanget af dataforbruget åbnet via plug-in'et bestemmes af Facebook alene. Vi har ingen kontrol over, hvilke data et aktiveret plugin registrerer, og hvordan Facebook bruger det. Oplysninger om dette findes i Facebooks fortrolighedspolitik.

Det forventes, at mindst din IP-adresse og enhedsrelaterede oplysninger vil blive indsamlet og brugt. Teknisk er det også muligt at installere cookies på din computer. Hvis du er logget ind på Facebook ved hjælp af den samme computer, mens du bruger vores hjemmeside, kan Facebook identificere dig som en besøgende på vores hjemmeside.

Facebook Pixel

Vi kan anvende Facebook Pixel til annoncering eller anden genkendelse på Facebook, det er ikke sikkert vi gør det lige nu. Pixlen sikrer, at annonceringen er rettet mod relevante personer og måler samtidig effekten af annonceringen. Derfor vil du som besøgende på dette websted ved anvendelse af Facebook kunne opleve annoncer fra os. Facebook Pixel matcher dine oplysninger fra dit besøg på denne hjemmeside, herunder IP-adresse og enhedsrelaterede oplysninger, med Facebook's egne data til at identificere din Facebook-bruger og på denne måde målrette annonceringen. For mere information omkring, hvordan Facebook behandler data, henviser vi til Facebooks Datapolitik.

Hvis du ikke ønsker, at annoncering fra os eller Klubmodul.dk på Facebook, kan du ændre dine annoncepræferencer under dine Facebook-indstillinger på følgende link: https://www.facebook.com/ads/preferences/?entry_product=ad_settings_screen (kræver Facebook-login).

Anvendelse af dine personlige oplysninger

Personoplysninger som du sender via denne hjemmeside vil blive brugt til de angivne formål i overensstemmelse med denne privatlivspolitik eller på relevante dele af hjemmesiden. Vi kan bruge dine personoplysninger til at:

• Administrere hold og alle services relateret til denne organisation

• Forbedre din browseroplevelse ved at tilpasse hjemmesiden

• Aktivere din brug af de tjenester tilgængelige på vores hjemmeside

• Levere tjenester du har købt via hjemmesiden

• Sende opgørelser og fakturaer til dig, og indsamle betalinger fra dig

• Sende dig generel og kommerciel kommunikation om vores tjeneste

• Sende dig e-mail beskeder som f.eks. advisering om tilmeldelser, kvitteringer, bookinger, samt nyhedsbreve som du til enhver tid kan framelde

• Hvor du specifikt har bedt om det, at sende dig markedsføringsmateriale, eller tilbud fra omhyggeligt udvalgte samarbejdspartnere, som vi tror kan være af interesse for dig via post, e-mail eller lignende teknologi (og du kan informere os til enhver tid, hvis du ikke længere ønsker at modtage marketingkommunikation)

• Holde hjemmesiden sikker og forebygge misbrug

• Kontrollere overholdelsen af vilkår og betingelser for brug af hjemmesiden

Hvor du sender personlige oplysninger til offentliggørelse på vores hjemmeside, ex via forum, vil vi offentliggøre og på anden måde bruge disse oplysninger i overensstemmelse med den tilladelse, du giver til os ved accept af vores betingelser.

Vi vil ikke, uden dit udtrykkelige samtykke, give dine personlige oplysninger til nogen tredjepart med henblik på direkte markedsføring.

DIBS

Alle finansielle transaktioner på hjemmesiden håndteres gennem vores betalingstjeneste udbyder, DIBS. Du kan gennemgå DIBS fortrolighedspolitik på www.dibs.dk. Vi deler alene oplysninger med DIBS, i det omfang det er nødvendigt, med henblik på behandling af de betalinger du foretager via vores hjemmeside; refundering af betalinger, behandling af klager samt forespørgsler vedrørende betalinger og tilbagebetalinger.

Compaya

Alle SMS-beskeder der sendes til dig sendes gennem vores SMS udbyder, Compaya A/S www.compaya.dk. Det er udelukkende dit mobiltelefonnummer der anvendes og det gemmes ingen andre steder end på din profil hos os.

Tredjeparts websteder

Hjemmesiden kan indeholde links til andre hjemmesider. Vi er ikke ansvarlige for tredjeparts websteder politik eller praksis omkring personoplysninger.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

• Retten til indsigt i egne personoplysninger

• Retten til berigtigelse

• Retten til sletning

• Retten til begrænsning af behandling

• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Du kan til enhver tid bede os annullere din profil ved at sende en e-mail til os, eller du kan slette din egen profil ved at logge ind og scrolle til bunden af din profil. Hvis du vælger at slette din profil accepterer du at vi opbevarer din data i tre år fra udmeldelsesdatoen til brug for bla. tilskud fra kommunen. l særlige tilfælde kan der efter aftale og hvor der er relevans gemmes oplysninger længere ex. oplysninger om æresmedlemskab.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Bortset fra bestemmelserne i denne privatlivspolitik, vil vi ikke give dine oplysninger til tredjemand.

Opbevaring af personoplysninger - underleverandører

Vi anvender Klubmodul, som ejes og administreres af Klubmodul ApS, til at indsamle og behandle oplysninger om vores medarbejdere (frivillige og lønnede), medlemmer og brugere. På den måde er vi sikret at:

• Alle personoplysninger, du giver opbevares på sikre (kodeordsbeskyttede og firewall-beskyttet) servere.

• Alle elektroniske transaktioner indgået via hjemmesiden vil blive beskyttet af krypteringsteknologi (SSL - Secure Socket Layer).

Vi gemmer ikke kreditkortoplysninger og deler dem ikke med nogen 3. part.

Den registeransvarlige for de indsamlede oplysninger på denne hjemmeside er:

Databehandler

Klubmodul ApS

Dalbygade 40A, 2 sal

6000 Kolding og Industrivej 21, 1.

3550 Slangerup

Telefon: 35113639

CVR-nummer: 31501512

klubmodul.dk

Vores it-system og hjemmeside(r) hostes på lokationer i Tyskland med følgende underleverandører:

Keyweb AG

Neuwerkstraße 45/46

99084 Erfurt, Tyskland

Telefon: +49 361 6585330

ABAKOMP Internet Service ApS

Skovglimt 24

6340 Krusaa

Telefon: 96909090